PIM-система: чим відрізняється від CRM, ERP і Excel, і коли вона потрібна

Що таке PIM-система простими словами

PIM-система бере інформацію про товар - назву, опис, характеристики, фото, ціни, переклади, і автоматично готує її для кожного каналу продажу: сайту, маркетплейсів, мобільного додатку. Замість того, щоб вручну оновлювати картку товару окремо в кожній системі, ви робите це один раз у PIM, а далі вона сама розподіляє дані, де потрібно.

PIM не замінює 1С (облік) чи CRM (клієнти), вона відповідає за те, як товар виглядає і описується там, де його купують.

PIM і CRM: у чому різниця

CRM і PIM часто плутають, але вони працюють з різними сутностями:

• CRM (Customer Relationship Management) - про клієнтів: контакти, історія звернень, угоди, комунікація, продажі.
• PIM (Product Information Management) - про товари: назви, описи, характеристики, фото, категорії, переклади.

Якщо потрібно дізнатись, на якому етапі угода з клієнтом - це CRM. Якщо потрібно дізнатись, чи готовий товар до публікації і чи однакові дані про нього на всіх каналах - це PIM.

Якщо у вас вже є CRM, але картки товарів все одно доводиться вручну оновлювати в кожній системі окремо, CRM тут нічим не допоможе. Це просто інша задача, для якої вона не створена.

PIM і ERP / 1С: у чому різниця

ERP (наприклад, 1С) і PIM часто плутають, бо обидві системи "знають" про товар, але працюють з різними сутностями:

• ERP / 1С (Enterprise Resource Planning) - про облік: залишки, рух товару між складами, собівартість, фінансові документи, постачальники.
• PIM (Product Information Management) - про продаж: назви, описи, характеристики, фото, категорії, переклади.

Якщо потрібно дізнатись, скільки товару на складі і яка його собівартість - це ERP/1С. Якщо потрібно дізнатись, чи готовий товар до публікації і чи однакові дані про нього на сайті, маркетплейсах та інших каналах - це PIM.

Якщо у вас вже є 1С, але картки товарів все одно доводиться вручну готувати для кожного каналу окремо, 1С тут нічим не допоможе. Це просто інша задача, для якої вона не створена.

PIM і Excel / Google Таблиці: коли таблиць вже недостатньо

Excel чудово справляється, поки каталог невеликий - кілька сотень товарів, один канал продажу, одна людина, яка все контролює. Проблеми з'являються, коли:

• товарів стає тисячі, і таблиця перетворюється на десятки вкладок;
• дані про товар надходять від кількох постачальників у різних форматах;
• товар потрібно публікувати на кількох каналах одночасно, і кожен вимагає свій формат;
• над каталогом працює кілька людей одночасно, і версії "розходяться";
• характеристики, переклади, фото потрібно оновлювати регулярно, а не один раз.

У такій ситуації Excel не "ламається" одразу, він просто поступово стає джерелом помилок: десь забули оновити ціну, десь дублюється товар, десь опис не відповідає реальним характеристикам. PIM вирішує саме цю проблему - він стає єдиним місцем, звідки дані йдуть на всі канали одночасно, без ручного копіювання.

Що входить до PIM-системи

Хороша PIM-система зазвичай покриває такі функції:

• Єдиний каталог товарів: всі дані про товар (назва, опис, характеристики, медіа, ціни, варіанти для різних каналів) зберігаються в одному місці.
• Гнучка структура атрибутів: різні категорії товарів потребують різних наборів характеристик: одяг, електроніка, продукти харчування. PIM дозволяє налаштовувати це без жорстких обмежень.
• Публікація на кілька каналів одночасно: дані автоматично форматуються під вимоги кожного каналу: маркетплейс, інтернет-магазин, оптовий каталог, без ручного переформатування.
• Управління медіафайлами: фото, відео та документи прив'язані безпосередньо до картки товару, а не лежать окремо в папках.
• Процеси узгодження: чітко визначено, хто створює, редагує, затверджує і публікує контент про товар. Це важливо, коли над каталогом працює кілька людей.
• AI-збагачення: автоматичне заповнення характеристик, генерація описів і перевірка повноти даних значно скорочують час від імпорту товару до моменту, коли він готовий до продажу.
• Локалізація: контент про товар адаптується для різних мов і ринків з одного джерела даних.

Коли потрібен PIM?

Кілька запитань, які допоможуть зрозуміти, чи варто переходити на окрему систему:

Скільки товарів у каталозі? Поки каталог невеликий і структура атрибутів проста, базових інструментів може вистачати. Але система, яка нормально працює для 200 товарів, створює вузькі місця вже на рівні кількох тисяч.

Скільки каналів продажу? Один канал - простіше. Але якщо ви продаєте через власний сайт, кілька маркетплейсів і, можливо, оптом - підтримувати все це вручну стає все важче з кожним новим каналом.

Скільки людей працює з товарними даними? Якщо контент про товар редагують кілька людей - закупівельники, копірайтери, категорійні менеджери, без чітких процесів узгодження якість даних з часом неминуче "розповзається".

Звідки надходять дані про товари? Якщо інформація приходить від кількох постачальників у різних форматах, вручну зводити її в єдиний вигляд стає дедалі довшим і ризикованішим процесом.

З якими системами потрібна інтеграція? PIM має працювати поряд з вашою ERP, інтернет-магазином і маркетплейсами. Перевірте, які готові інтеграції вже є, перш ніж оцінювати інші можливості системи.

Чи плануєте зростання? Оцінюйте систему не для того, де бізнес зараз, а для того, де він буде за рік-два. Перехід на іншу платформу під час активного росту коштує і часу, і ресурсів.

Якщо більшість відповідей вказують на ріст каталогу, кількох каналів та команду, яка все більше часу витрачає на ручне оновлення даних - це і є той момент, коли варто розглядати PIM.

Як HootCore допомагає управляти товарними даними

Більшість рішень закривають лише частину задачі: одні системи керують контентом про товар, але залишають обробку замовлень і публікацію контенту окремим інструментам. У результаті - більше систем для підтримки, більше даних для синхронізації і більше місць, де щось може зламатись.

HootCore поєднує управління товарними даними, обробку замовлень і публікацію контенту в одній платформі для ритейлу та ecommerce:

• характеристики, описи і медіафайли керуються централізовано і автоматично публікуються на кожному каналі у потрібному форматі;
• AI-збагачення заповнює характеристики, генерує описи і перевіряє повноту даних перед публікацією;
• готові інтеграції з Rozetka, Prom, Новою Поштою, LiqPay та Magento скорочують час впровадження;
• HootCore працює поряд з вашою існуючою ERP, перебудовувати весь стек не потрібно.

Питання, які часто виникають